Digitale Prozesse, die den Arbeitsalltag wirklich erleichtern.
Digitalisierung bedeutet für mich nicht, bewährte Abläufe einfach durch neue Software zu ersetzen. Entscheidend ist, kaufmännische Prozesse einfacher, schneller und transparenter zu gestalten und dabei Lösungen einzusetzen, die tatsächlich zum Unternehmen passen.
Mit meiner langjährigen Erfahrung im Finanz- und Rechnungswesen unterstütze ich Unternehmen, Selbstständige und Vereine dabei, ihre kaufmännischen Abläufe zu analysieren und Schritt für Schritt digital zu organisieren.
Meine Unterstützung bei der Digitalisierung
Je nach vorhandener Organisation und Zielsetzung unterstütze ich Sie beispielsweise bei:
- Digitalisierung von Beleg- und Rechnungsprozessen
- Einführung eines strukturierten digitalen Rechnungseingangs
- Organisation und Verarbeitung von E-Rechnungen, insbesondere ZUGFeRD und XRechnung
- Aufbau digitaler Abläufe für Faktura und Ausgangsrechnungen
- Entwicklung einer strukturierten digitalen Belegablage
- Optimierung von Prozessen in Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Digitalisierung von Forderungsmanagement und Mahnwesen
- Einrichtung automatisierter bzw. teilautomatisierter Bank- und Buchhaltungsprozesse
- Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Buchhaltungs-, Faktura- und kaufmännischer Software
- Entwicklung digitaler Freigabe- und Kontrollprozesse
- Aufbau digitaler Controlling- und Liquiditätsauswertungen
- Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Buchhaltung und Steuerberater
- Unterstützung bei der Einführung neuer Systeme und Arbeitsabläufe
Vom Papierbeleg zum digitalen Prozess
Gerade im Rechnungswesen besteht häufig erhebliches Digitalisierungspotenzial. Eingangsrechnungen werden per E-Mail empfangen, ausgedruckt, manuell bearbeitet und anschließend wieder eingescannt. Informationen werden mehrfach erfasst oder in unterschiedlichen Ordnern, Tabellen und Programmen gespeichert.
Gemeinsam betrachten wir den gesamten Arbeitsablauf: vom Eingang eines Belegs über Prüfung und Verarbeitung bis zur Buchhaltung und digitalen Ablage.
Das Ziel ist nicht möglichst viel Technik, sondern ein einfacher, nachvollziehbarer und effizienter Prozess mit möglichst wenigen manuellen Arbeitsschritten.
Bestehende Systeme sinnvoll miteinander verbinden
In vielen Unternehmen sind bereits verschiedene Programme und digitale Lösungen vorhanden. Häufig liegt das eigentliche Potenzial deshalb nicht in einer weiteren Software, sondern in der besseren Nutzung und Verknüpfung bestehender Systeme.
Ich unterstütze Sie dabei, Schnittstellen und vorhandene Import- und Exportmöglichkeiten sinnvoll einzusetzen und Medienbrüche zwischen Buchhaltung, Bank, Faktura, Dokumentenablage und weiteren kaufmännischen Anwendungen zu reduzieren.
Digitalisierung mit kaufmännischem Blick
Der entscheidende Unterschied: Ich betrachte Digitalisierung aus Sicht des Rechnungswesens und der betrieblichen Praxis.
Mit über 30 Jahren Erfahrung im Finanz- und Rechnungswesen kenne ich sowohl klassische Arbeitsabläufe als auch die Anforderungen moderner digitaler Buchhaltungsprozesse. Dadurch steht nicht die Software im Mittelpunkt, sondern die Frage:
Wie kann Ihr kaufmännischer Arbeitsablauf einfacher und effizienter werden?
Persönlich begleitet – auch vor Ort
Gerade bei der Einführung neuer Prozesse ist es hilfreich, bestehende Abläufe direkt im Unternehmen kennenzulernen. Deshalb kann die Analyse und Umsetzung digital oder direkt bei Ihnen vor Ort erfolgen.
Auch nach der Einführung neuer Abläufe unterstütze ich Sie bei der praktischen Umsetzung und Weiterentwicklung.
Klare Abgrenzung
HÖPKEN.ACCOUNTING bietet kaufmännische Prozessberatung und Unterstützung bei der Digitalisierung betrieblicher Abläufe. Rechts- und Steuerberatung sowie Tätigkeiten, die gesetzlich bestimmten Berufsträgern vorbehalten sind, gehören nicht zum Leistungsangebot.
Bei Fragen zu Datenschutz, IT-Sicherheit oder rechtlichen Anforderungen können bei Bedarf entsprechend qualifizierte Fachleute einbezogen werden.
Weniger Papier. Weniger doppelte Arbeit. Mehr Zeit für Ihr Unternehmen.
HÖPKEN.ACCOUNTING – IHRE ZAHLEN. MEINE LEIDENSCHAFT.